SOLICITUD DE LEY DE LIBERTAD DE INFORMACIÓN

COMISIÓN DE CARRETERAS DEL CONDADO DE VAN BUREN

Resumen público de procedimientos y pautas de FOIA

Es política pública de este estado que todas las personas (excepto aquellas personas encarceladas en establecimientos correccionales estatales o locales) tengan derecho a información completa y completa sobre los asuntos del gobierno y los actos oficiales de quienes los representan como funcionarios públicos y empleados públicos. .

Se informará a las personas para que puedan participar plenamente en el proceso democrático.

De conformidad con la Ley de Libertad de Información de Michigan (FOIA), Ley Pública 442 de 1976, el siguiente es el Resumen Público Escrito de los Procedimientos y Pautas FOIA de la Comisión de Carreteras del Condado de Van Buren (VBCRC) relevantes para el público en general.

Este es solo un resumen de los Procedimientos y Directrices FOIA de la Comisión de Carreteras. Para obtener más detalles e información, las copias de los Procedimientos y Pautas FOIA de la Comisión de Carreteras están disponibles sin cargo en la Oficina Administrativa de la Comisión de Carreteras del Condado de Van Buren, 325 West James Street, Lawrence, Michigan y en el sitio web de la Comisión de Carreteras: www.VBCRC.org .

1. ¿Cómo presento una solicitud de FOIA a la Comisión de Carreteras?

• Una solicitud debe describir suficientemente un registro público para que la Comisión de Carreteras pueda encontrarlo.

• Incluya las palabras "FOIA" o "Solicitud FOIA" en la solicitud para ayudar a la Comisión de Carreteras a proporcionar una respuesta rápida.

• Las solicitudes para inspeccionar u obtener copias de los registros públicos preparados, poseídos, utilizados, poseídos o retenidos por la Comisión de Carreteras pueden presentarse en el Formulario de Solicitud de FOIA de la Comisión de Carreteras, en cualquier otra forma de escritura (carta, fax, correo electrónico, etc.), o por solicitud verbal.

  • Cualquier solicitud verbal será documentada por la Comisión de Carreteras en el Formulario de Solicitud FOIA de la Comisión de Carreteras.

  • No se requiere un formulario específico para enviar una solicitud por escrito. Sin embargo, un formulario de solicitud de FOIA y otros formularios relacionados con FOIA están disponibles para su uso y conveniencia en el sitio web de la Comisión de Carreteras en www.VBCRC.org y en la Oficina Administrativa de la Comisión de Carreteras.

• Las solicitudes por escrito se pueden entregar a la Oficina Administrativa de la Comisión de Carreteras del Condado de Van Buren en persona o por correo: 325 West James Street, Post Office Box 156, Lawrence, Michigan 49064.

• Las solicitudes pueden enviarse por fax a: (269) 674-3770. Para garantizar una respuesta rápida, las solicitudes enviadas por fax deben contener el término "FOIA" o "Solicitud FOIA" en la primera / portada.

• Las solicitudes pueden enviarse por correo electrónico a: Linnea Rader, coordinadora interina de FOIA, a LinneaRader@vbcrc.org, y efectiva a partir del 3 de febrero de 2020 a Daniel F. Bishop, coordinador de FOIA, a DanBishop@vbcrc.org. Para garantizar una pronta respuesta, las solicitudes por correo electrónico deben contener el término "FOIA" o "Solicitud FOIA" en la línea de asunto.

2. ¿Qué tipo de respuesta puedo esperar a mi solicitud?

• Dentro de los 5 días hábiles después de recibir una solicitud de FOIA, la Comisión de Carreteras emitirá una respuesta. Si se recibe una solicitud por fax o correo electrónico, se considera que la solicitud se recibió el siguiente día hábil. La Comisión de Carreteras responderá a su solicitud de una de las siguientes maneras:

  • Conceder la solicitud,

  • Emitir un aviso por escrito denegando la solicitud,

  • Otorgue la solicitud en parte y emita un aviso por escrito rechazando en parte la solicitud,

  • Emitir un aviso que indique que, debido a la naturaleza de la solicitud, la Comisión de Carreteras necesita 10 días hábiles adicionales para responder, o

  • Emitir un aviso por escrito que indique que el registro público solicitado está disponible sin cargo en el sitio web de la Comisión de Carreteras

• Si la solicitud se concede, o se concede en parte, la Comisión de Carreteras solicitará que se realice el pago de las tarifas permitidas asociadas con la respuesta a la solicitud antes de que el registro público esté disponible.

• Si se espera que el costo de procesar la solicitud supere los $ 50, o si no ha pagado una solicitud previamente otorgada, la Comisión de Carreteras requerirá un depósito antes de procesar la solicitud.

3. ¿Cuáles son los requisitos de depósito de la Comisión de Carreteras?

• Si la Comisión de Carreteras ha realizado un cálculo de buena fe de que la tarifa total por procesar la solicitud excederá los $ 50.00, la Comisión de Carreteras requerirá que usted proporcione un depósito por el monto del 50% de la tarifa estimada total. Cuando la Comisión de Carreteras solicite el depósito, le proporcionará una estimación no vinculante de los mejores esfuerzos de cuánto tiempo llevará procesar la solicitud después de que haya pagado su depósito.

• Si la Comisión de Carreteras recibe una solicitud de una persona que no ha pagado a la Comisión de Carreteras copias de los registros públicos realizados en cumplimiento de una solicitud escrita previamente otorgada, la Comisión de Carreteras requerirá un depósito del 100% de la tarifa de procesamiento estimada antes de que comience para buscar en el registro público cualquier solicitud escrita posterior cuando existan todas las siguientes condiciones:

  • La tarifa final por la solicitud previa por escrito no es más del 105% de la tarifa estimada;

  • Los registros públicos disponibles contenían la información buscada en la solicitud escrita previa y permanecen en posesión de la Comisión de Carreteras;

  • Los registros públicos se pusieron a disposición del individuo, sujeto a pago, dentro del marco de tiempo de mejor esfuerzo estimado por la Comisión de Carreteras para proporcionar los registros;

  • Han transcurrido noventa (90) días desde que la Comisión de Carreteras notificó al individuo por escrito que los registros públicos estaban disponibles para su recogida o envío;

  • El individuo no puede mostrar prueba de pago previo a la Comisión de Carreteras; y

  • La Comisión de Carreteras ha calculado una desglose detallada estimada que es la base para el depósito de tarifas aumentado de la solicitud escrita actual.

• La Comisión de Carreteras no requerirá el depósito de tarifa estimada del 100% si se aplica alguno de los siguientes:

  • La persona que realiza la solicitud puede mostrar prueba de pago previo en su totalidad a la Comisión de Carreteras;

  • Posteriormente, se paga a la Comisión de Carreteras la totalidad de todas las solicitudes escritas anteriores aplicables; o

  • Han pasado trescientos sesenta y cinco (365) días desde que la persona hizo la solicitud para la cual no se remitió el pago completo a la Comisión de Carreteras.

4. ¿Cómo calcula la Comisión de Carreteras las tarifas de procesamiento de FOIA?

La ley FOIA de Michigan permite que la Comisión de Carreteras cobre los siguientes costos asociados con el procesamiento de una solicitud:

• Costos laborales asociados con la copia o duplicación, que incluye hacer copias en papel, hacer copias digitales o transferir registros públicos digitales a medios físicos no impresos oa través de Internet.

• Los costos laborales asociados con la búsqueda, localización y examen de un registro público solicitado, cuando el no cobrar una tarifa resultará en costos irrazonablemente altos para la Comisión de Carreteras.

• Los costos laborales asociados con una revisión de un registro para separar y eliminar información exenta de divulgación, cuando la falta de cobrar una tarifa resultará en costos irrazonablemente altos para la Comisión de Carreteras.

• El costo de la copia o duplicación, sin incluir la mano de obra, de las copias en papel de los registros públicos. Esto puede incluir el costo de copias de registros que ya están en el sitio web de la Comisión de Carreteras si solicita que la Comisión de Carreteras haga copias.

• El costo de los discos de computadora, cintas de computadora u otros medios digitales o similares cuando el solicitante solicita registros en medios físicos no impresos. Esto puede incluir el costo de copias de registros que ya están en el sitio web de la Comisión de Carreteras si solicita que la Comisión de Carreteras haga copias.

• El costo de enviar o enviar un registro público a un solicitante.

Costes laborales

• Todos los costos de mano de obra se estimarán y cobrarán en incrementos de 15 minutos, con todos los incrementos de tiempo parcial redondeados hacia abajo. Si el tiempo involucrado es inferior a 15 minutos, no habrá ningún cargo.

• Los costos laborales se cobrarán al salario por hora del empleado de la Comisión de Carreteras con el sueldo más bajo capaz de hacer el trabajo en la categoría de tarifa específica, independientemente de quién realice el trabajo.

• Los costos laborales también incluirán un cargo para cubrir o cubrir parcialmente el costo de los beneficios complementarios. La Comisión de Carreteras puede agregar hasta un 50% al monto del cargo laboral aplicable para cubrir o cubrir parcialmente el costo de los beneficios complementarios, pero en ningún caso puede exceder el costo real de los beneficios complementarios.

• Los salarios de horas extras no se incluirán en los costos laborales a menos que el solicitante lo acuerde; Los costos de horas extra no se utilizarán para calcular el costo adicional del beneficio.

• Los costos laborales contratados se cobrarán a una tarifa por hora de $ 48.90 (6 veces el salario mínimo por hora del estado)

No se cobrará un costo de mano de obra por la búsqueda, el examen, la revisión y la eliminación y separación de información exenta de información no exenta, a menos que la falta de cobrar una tarifa resulte en costos irrazonablemente altos para la Comisión de Carreteras. Los costos son excesivamente altos cuando son excesivos y superan la cantidad normal o habitual de esos servicios en comparación con las solicitudes FOIA habituales de la Comisión de Carreteras, debido a la naturaleza de la solicitud en el caso particular. La Comisión de Carreteras debe identificar específicamente la naturaleza de los costos excesivamente altos por escrito.

Copiado y Duplicación

La Comisión de Carreteras debe utilizar el método más económico para hacer copias de registros públicos, incluido el uso de impresión a doble cara, si ahorra costos y está disponible.

Copias no impresas en medios físicos

• El costo de los registros proporcionados en medios físicos no impresos, como discos de computadora, cintas de computadora u otros medios digitales o similares será al costo real y más razonablemente económico para los medios no impresos.

• Este costo se cobrará solo si la Comisión de Carreteras tiene la capacidad tecnológica necesaria para proporcionar el registro público en el formato de medio físico no impreso solicitado.

Copias en papel

• Las copias en papel de los registros públicos hechas en papel estándar de tamaño carta (8 ½ x 11) o legal (8 ½ x 14) no excederán $ .10 por hoja de papel.

• Las copias para hojas de tamaño no estándar en papel reflejarán el costo real de reproducción.

Costos de correo

• El costo de enviar registros públicos utilizará un medio razonablemente económico y justificado.

• La Comisión de Carreteras puede cobrar por la forma menos costosa de confirmación de entrega postal.

• No se realizará ningún costo por envío acelerado o seguro a menos que lo solicite.

Renuncia de tarifas

El costo de la búsqueda y copia de un registro público puede eximirse o reducirse si, a juicio exclusivo del Coordinador de la FOIA, una exención o tarifa reducida es de interés público porque puede considerarse que beneficia principalmente al público en general. La junta de la Comisión de Carreteras puede identificar registros específicos o tipos de registros que considere que deberían estar disponibles sin cargo o a un costo reducido.

5. ¿Cómo califico para un descuento por indigencia en la tarifa?

La Comisión de Carreteras descontará los primeros $ 20.00 de honorarios por una solicitud si presenta una declaración jurada declarando que usted es:

• Indigentes y que reciben asistencia pública específica; o

• Si no recibe asistencia pública, declare hechos que demuestren la incapacidad de pago debido a la indigencia.

No es elegible para recibir el descuento de $ 20.00 si:

• Haber recibido copias con descuento de registros públicos de la Comisión de Carreteras dos veces durante el año calendario; o

• Solicitan información en nombre de otras personas que le ofrecen o le pagan para hacer la solicitud.

Una declaración jurada es una declaración jurada. Para su conveniencia, la Comisión de Carreteras ha proporcionado una Declaración Jurada de Indigencia para la exención de las tarifas de FOIA en el reverso del Formulario de Solicitud de FOIA de la Comisión de Carreteras, que está disponible en el sitio web de la Comisión de Carreteras: www.VBCRC.org.

6. ¿Puede una organización sin fines de lucro recibir un descuento en la tarifa?

Una organización sin fines de lucro que aboga por las personas con discapacidades del desarrollo o con enfermedades mentales que está formalmente designada por el estado para llevar a cabo actividades bajo el subtítulo C de la ley federal de asistencia y declaración de derechos de discapacidades del desarrollo de 2000, Ley Pública 106-402, y la protección y defensa. Para las personas con enfermedad mental, la Ley Pública 99-319 puede recibir un descuento de $ 20.00 si la solicitud cumple con todos los siguientes requisitos de la Ley:

• Se realiza directamente en nombre de la organización o sus clientes.

• Está hecho por una razón totalmente consistente con la misión y las disposiciones de esas leyes bajo la sección 931 del código de salud mental, 1974 PA 258, MCL 330.1931.

• Se acompaña de la documentación de su designación por parte del estado, si así lo solicita el organismo público.

7. ¿Cómo puedo impugnar la negación de un registro público o una tarifa excesiva?

Apelación de una denegación de un registro público
Si cree que la totalidad o una parte de un registro público no ha sido revelado o ha sido eximido indebidamente de la divulgación, puede apelar ante la Junta de la Comisión de Carreteras presentando una apelación por escrito de la denegación ante la oficina del Coordinador de FOIA de la Comisión de Carreteras.

La apelación debe ser por escrito, específicamente la palabra "apelación" e identificar el motivo o los motivos por los cuales está buscando una revocación de la denegación. Puede usar el Formulario de Apelación FOIA de la Comisión de Carreteras (para apelar una denegación de registros), que está disponible en el sitio web de la Comisión de Carreteras: www.VBCRC.org.

No se considera que la Junta de la Comisión de Carreteras haya recibido una apelación por escrito hasta la primera reunión programada regularmente de la Junta de la Comisión de Carreteras después de la presentación de la apelación por escrito. Dentro de los 10 días hábiles posteriores a la recepción de la apelación, la Junta de la Comisión de Carreteras responderá por escrito:

• Revertir la negación de divulgación;

• Defender la negación de la divulgación; o

• Invierta la denegación de divulgación en parte y defienda la denegación de divulgación en parte.

Ya sea que haya presentado o no una apelación de una denegación a la Junta de la Comisión de Carreteras, puede presentar una acción civil en el Tribunal de Circuito del Condado de Van Buren dentro de los 180 días posteriores a la determinación final de la Comisión de Carreteras de denegar su solicitud. Si prevalece en la acción civil, el tribunal le otorgará honorarios, costos y desembolsos razonables de abogados. Si el tribunal determina que la Comisión de Carreteras actuó de manera arbitraria y caprichosa al negarse a divulgar o proporcionar un registro público, el tribunal le otorgará daños y perjuicios por un monto de $ 1,000.

Apelación de una tarifa de procesamiento de FOIA en exceso

Si cree que la tarifa cobrada por la Comisión de Carreteras para procesar su solicitud de FOIA excede el monto permitido por la ley estatal, primero debe apelar ante la Junta de la Comisión de Carreteras presentando una apelación por escrito para una reducción de tarifas a la oficina de la FOIA de la Comisión de Carreteras Coordinador.

La apelación debe indicar específicamente la palabra "apelación" e identificar cómo la tarifa requerida excede la cantidad permitida. Puede usar el Formulario de Apelación FOIA de la Comisión de Carreteras (para apelar una tarifa por exceso), que está disponible en la Oficina Administrativa de la Comisión de Carreteras del Condado de Van Buren y en el sitio web de la Comisión de Carreteras: www.VBCRC.org.

No se considera que la Junta de la Comisión de Carreteras haya recibido una apelación por escrito hasta la primera reunión programada regularmente de la Junta de la Comisión de Carreteras después de la presentación de la apelación por escrito. Dentro de los 10 días hábiles posteriores a la recepción de la apelación, la Junta de la Comisión de Carreteras responderá por escrito:

• Renunciar a la tarifa;

• Reducir la tarifa y emitir una determinación por escrito que indique la base específica que respalda la tarifa restante;

• Mantener la tarifa y emitir una determinación por escrito que indique la base específica que respalda la tarifa requerida; o

• Emitir un aviso que detalle el motivo o los motivos para extender por no más de 10 días hábiles el período durante el cual la Junta de la Comisión de Carreteras responderá a la apelación por escrito.

Dentro de los 45 días posteriores a la recepción de la notificación de la determinación de la Junta de la Comisión de Carreteras sobre la apelación de la tarifa de procesamiento, puede iniciar una acción civil en el Tribunal de Circuito del Condado de Van Buren para una reducción de tarifas. Si usted prevalece en la acción civil al recibir una reducción del 50% o más de la tarifa total, el tribunal puede otorgar la totalidad o la cantidad apropiada de los honorarios, costos y desembolsos razonables de los abogados. Si el tribunal determina que la Comisión de Carreteras actuó de manera arbitraria y caprichosa al cobrar una tarifa excesiva, el tribunal también puede otorgarle daños punitivos por un monto de $ 500.

ADOPTADO: 17/06/2015
REVISADO: 23-01-2020